РДВ - Ярославль

8 РАБОТА ДЛЯВАС * По мнению работодателя, кандидату, обладающему указанными в объявлении характеристиками, данная вакансия будет наиболее интересна. Наличие у него этих характеристик не является обязательным требованием. поиск работы yaroslavl.rdw.ru Работа для вас №41 (2153), 6 июня 2024, четверг актуально ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ И ПОВЕСТКУ ВСТРЕЧИ Совещание проводите вы. Важно тща- тельно продумать, какой именно резуль- тат вы хотите получить. Лучше всего, если это будет сформулировано в виде цели. Можете использовать методику 5W1H (who? — ‘кто?’, what? — ‘что?’, when? — ‘когда?’, where? — ‘где?’, why? — ‘почему?’, how? — ‘как?’). Этот метод помогает раз- работать детальный план действий, за- давая вопросы: кто будет осуществлять действия? что нужно сделать? когда это должно быть сделано? где это будет проис- ходить? почему это важно? как это будет достигнуто? Вас пригласили на совещание. Убеди- тесь, что в полученном вами приглашении четко прописана цель и повестка встречи. Если вам что-либо непонятно или эти пункты отсутствуют, напишите организа- тору. Так вы проявите активную позицию, покажете заинтересованность в процессе и, самое главное, сэкономите время всем участникам. Пример того, как может выглядеть цель и повестка совещания. Цель. Принять решение о внедрении новой системы управления проектами для улучшения производительности и коор- динации процессов в отделе разработки программного обеспечения. Повестка. Вводная часть: Приветствие и представление участ- - ников. Объявление цели совещания и крат- - кое описание вопросов, которые будут обсуждаться. Обсуждение текущей ситуации: Обзор существующей системы управле- - ния проектами. Анализ ее преимуществ и недостатков. - Определение областей, требующих - улучшения. Представление альтернативных реше- ний: Презентация возможных вариантов - новой системы управления проектами. Обсуждение преимуществ и недостат- - ков каждого варианта. Разбор примеров успешной реализации - аналогичных систем в других компаниях. Принятие решения: Голосование или консенсусное решение о - выборе оптимального варианта новой системы управления проектами. Определение шагов по внедрению, со- - ставление плана действий. Определение ответственных лиц и сроков исполнения: Назначение лиц, ответственных за - реализацию разных этапов внедрения новой системы. Установление конкретных сроков вы- - полнения задач. рованы ожидания — тем продуктивнее получится встреча. 2. СОБЛЮДАЙТЕ ВРЕМЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ ДЛЯ КАЖДОГО УЧАСТНИКА Совещание проводите вы. Обязатель- но проговорите тайминг по каждому во- просу, который планируете рассмотреть. Важно соблюдать установленное время и не разводить долгих дискуссий по пустя- кам. Ограничение для каждого вопроса и участника поможет эффективно исполь- зовать время и избежать излишних откло- нений от повестки дня. Если вам сложно самому следить за таймингом и вести встречу — можете назначить ответствен- ное лицо. Вас пригласилина совещание. Постарай- тесь быть кратким и сдержанным. Лучше всего подготовить опорные пункты речи, основываясь на цели и повестке. Если вы хотите помочь организатору соблюсти заявленный тайминг — возьмите на себя контролирующую роль (вам предстоит заранее предупреждать спикеров, когда время их выступления будет истекать). 3. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ФОКУС И НЕ ОТКЛОНЯЙТЕСЬ ОТ ПОВЕСТКИ Совещание проводите вы. Сохраняй- те фокус обсуждения на предмете сове- щания и старайтесь не отвлекаться. Вам придется контролировать не только соб- ственную речь, но и выступления других участников. Конструктивное общение иногда переходит в пересказывание офис- ных баек и небылиц — тогда вы бесцельно потратите время, а вопрос останется не- решенным. Поэтому надо вежливо, но ре- шительно возвращать участников к теме встречи. Вас пригласили на совещание. Даже если вы попали на встречу, повестка и цель которой находятся вне сферы ваших рабочих задач, — не саботируйте ее. Вы- ражайте мысли четко, не уводите обсуж- дение в сферу своих интересов, а придер- живайтесь регламента. 4. ФИКСИРУЙТЕ ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ И ЗАДАЧИ Совещание проводите вы. По заверше- нии встречи необходимо зафиксировать принятые решения и определить конкрет- ные задачи для их реализации. Убедитесь, что все участники согласны с пунктами и каждый четко понимает свою зону ответ- ственности. Вас пригласили на совещание. Не жди- те, когда организатор совещания пришлет вам резюме встречи, и зафиксируйте те задачи, которые вам нужно выполнить, в свой личный планер. Так вы точно не за- будете о договоренностях. 5. НАЗНАЧЬТЕ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАФИКСИРОВАННЫХ ЗАДАЧ Совещание проводите вы. Не забудьте проследить, чтобы у каждой задачи был ответственный, а также установлен срок реализации. Это поможет контролировать ход выполнения плана, своевременно реа- гировать на изменения и при необходимо- сти вносить корректировки. Вас пригласили на совещание. Продол- жайте записывать все задачи, которые ло- жатся в сферу ваших рабочих интересов. ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ 1. ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ И ОБСУДИТЕ СЛЕДУЮЩИЕ ШАГИ Совещание проводите вы. Подводя итоги, обсудите следующие шаги и распределите задачи. Очень важно сразу после встречи отправить всем участникам совещания письмо с результатами/выводами. В нем обязательно должны быть зафиксированы: принятые решения; задачи, которые необ- ходимо выполнить; лица, ответственные за выполнение задач; сроки реализации. Вас пригласили на совещание. Если вы в течение суток после встречи так и не по- лучили письмо с итогами, спросите у ор- ганизатора, не забыл ли он случайно по- ставить вас в копию при отправке. 2. ОЦЕНИТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ, СОБЕРИТЕ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ ОТ УЧАСТНИКОВ И ВНЕСИТЕ КОРРЕКТИВЫ В ПРОЦЕСС В СЛУЧАЕ НЕОБХОДИМОСТИ Совещание проводите вы. Попросите коллег оценить встречу — это поможет идентифицировать сильные и слабые сто- роны процесса, сформулировать шаги по его улучшению. Вас пригласили на совещание. Будьте от- крыты в своих суждениях. Чем более чет- кую обратную связь вы дадите по итогам мероприятия, тем более эффективным бу- дет следующее. Эффективные совещания являются клю- чевым элементом успешной работы ко- манды. Правильная подготовка, четкая структура и динамичное ведение помогут достичь поставленных целей и повысить производительность всей компании. Источник prosto.rabota.ru Заключение: Подведение итогов совещания и под- - тверждение принятого решения. Обсуждение следующих шагов и необ- - ходимости дальнейшего мониторинга процесса внедрения новой системы. 2. ПРИГЛАСИТЕ ТОЛЬКО НУЖНЫХ УЧАСТНИКОВ Совещание проводите вы. Иногда есть соблазн пригласить как можно больше людей: еще в детстве нас учили, что одна голова хорошо, а две — лучше. Так вот, в этой поговорке никто не говорил, что 25 голов обеспечат потрясающий результат. Скорее всего, напротив, вы получите либо подобие восточного базара, где каждый имеет собственное мнение, либо молча- ливое и на всё согласное (= ко всему без- различное) большинство. Вас пригласили на совещание. Если вы сомневаетесь, что будете полезны при ре- шении вопроса, который прописан в це- лях встречи, не стесняйтесь и спросите у организатора, точно ли ваше присутствие необходимо. Возможно, вы выкроите себе лишний час на выполнение своих непо- средственных обязанностей. 3. ПОДГОТОВЬТЕ МАТЕРИАЛЫ И ДОКУМЕНТЫ Совещание проводите вы. Убедитесь, что все необходимые материалы подго- товлены заранее, — и вы не потратите драгоценное время участников на поиск в облачном хранилище именно того по- становления/приложения, которое пла- нировали обсудить. Но и тут важно не переборщить: не отправляйте огромные описательные тексты — сделайте выдерж- ку конкретных мест, чтобы быстро вместе прийти к пониманию обсуждаемого во- проса. А вот перечень других материалов можно приложить в виде рекомендации (необязательной) к прочтению. Вас пригласили на совещание. Иногда организаторы просят перед встречей за- полнить опросники или прочесть доку- менты, приложенные к приглашению. Не пренебрегайте этой просьбой: такая под- готовка позволит вам провести обсужде- ние сфокусированно и сохранить много рабочего времени. ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ 1. УСТАНОВИТЕ ЯСНЫЕ ПРАВИЛА И ЦЕЛИ С САМОГО НАЧАЛА Совещание проводите вы. Начните с объ- явления цели и ожидаемых результатов — это поможет всем участникам «поймать» одну волну. Опирайтесь на документ, ко- торый формировали при подготовке. Про- говорить цели нужно устно, даже если они прописаны в приглашении. Вас пригласили на совещание. Убеди- тесь, что правильно поняли, чего от вас хотят. Не стесняйтесь задавать уточняю- щие вопросы. Чем четче будут сформули- Как себя вести на совещании, чтобы оно поскорее закончилось И при этом принесло пользу всем участникам Совещания — неотъемлемая часть рабочей жизни. Они помогают синхронизировать усилия, обсуждать стратегии, решать проблемы и принимать важные решения. Но это в идеальном мире. В реальности же количество совещаний такое, что многим со- трудникам непонятно: когда находить время на работу, которую утвердили на плани- ровании? Разобрались, как проходит действительно эффективное совещание и что делают организаторы и участники на каждом этапе.. Михаил Иванов