РДВ - Ярославль

8 РАБОТА ДЛЯВАС * По мнению работодателя, кандидату, обладающему указанными в объявлении характеристиками, данная вакансия будет наиболее интересна. Наличие у него этих характеристик не является обязательным требованием. поиск работы yaroslavl.rdw.ru Работа для вас №83 (1999), 8 ноября 2022, вторник актуально найдем команду для успешного бизнеса Что такое служебная записка: как ее писать и зачем 5 причин написать «служебку» руководителю О служебной записке слышали все, но далеко не всем известно, что это за документ и в каких ситуациях он может быть полезен. Разобрались, когда стоит писать служебную записку и как ее правильно составить. Юлия Девяткова ЧТО ТАКОЕ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка — это внутренний документ компании, и цели у него могут быть различные. Она не предусмотрена трудовым законо- дательством, однако очень важна: может использоваться в судах и предоставляться в трудовую инспекцию. Служебную записку, написанную на имя руководства, часто называют докладной. ЗАЧЕМ ПИШУТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ 1. СООБЩИТЬ О ПРОИСШЕСТВИИ ИЛИ ПРОСТУПКЕ Как правило, высшее руководство компа- нии узнает о несчастных случаях и других происшествиях, прогулах, опозданиях и проч. именно из служебных записок. Со- ставляет записку сотрудник, который присутствовал при инциденте, или непо- средственный руководитель совершив- шего проступок. Обычно обязанность ин- формировать работодателя о различных происшествиях или угрозах, которые мо- гут к ним привести, закреплена в локаль- ных актах. Адресуют служебную записку на имя генерального директора или руко- водителя соответствующего структурно- го подразделения. Генеральному директору ООО «Каскад» Иванову И. И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА об отсутствии работника на рабочем месте 28.10.2022 18:00 Довожу до Вашего сведения, что секретарь Смирнова А. О. не появилась на своем ра- бочем месте в течение рабочего дня 28 октября 2022 г. На связь Смирнова А. О. не вышла, об уважительных причинах своего отсутствия не проинформировала. Прошу рассмотреть вопрос о применении к Смир- новой дисциплинарного взыскания в виде увольнения за прогул. Руководитель секретариата Орлова Р. О. 2. РЕШИТЬ ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ИЛИ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ Служебную записку часто пишут, когда нужно решить хозяйственный, админи- стративный или организационный во- прос: например, выдать новому сотруд- нику ноутбук, закупить канцтовары для отдела, упорядочить взаимодействие между подразделениями. Такие записки необязательно адресо- вать руководству: их можно направлять и коллегам, должности которых находятся на одном уровне. Руководителю отдела технической поддержки Иванову И. И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА о выдаче оборудования новому работнику 31.10.2022 Прошу выдать ноутбук для работы новому сотруднику Павловой И. Р., которая присту- пает к работе 1 ноября 2022 г. Руководитель отдела закупок Маринина Н. Р. 3. ОБЪЯСНИТЬ СВОИ ДЕЙСТВИЯ В служебной записке могут раскрываться причины проблем в работе, допущенных нарушений, отступлений от регламента: например, причины поломки оборудова- ния, выпуска бракованной продукции, срыва срока заключения сделки. 4. ПОДТВЕРДИТЬ СРОК ПРЕБЫВАНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ Обычно срок пребывания сотрудника в командировке определяется по проезд- ным документам, которые он передает в бухгалтерию по возвращении. Если би- летов нет, то сотрудник должен написать служебную записку о фактическом сроке пребывания в командировке. Такая служебка должна содержать под- тверждение принимающей стороны (орга- низации либо должностного лица) о сроке приезда сотрудника к месту командирова- ния и его отъезда. 5. ОТОЗВАТЬ ИЗ ОТПУСКА Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, руководитель соответствующего под- разделения должен подать служебную записку директору компании. Директор ставит свою визу, и только после этого у сотрудника запрашивают согласие на вы- ход из отпуска. КАК СОСТАВИТЬ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ Унифицированных форм для документа нет, но в компании может быть готовый шаблон. Если он отсутствует, записка оформляется в произвольном виде. Текст служебной записки обычно со- стоит из двух частей. Сначала автор ука- зывает обстоятельства, которые и побу- дили его написать записку (например, сотрудник не появился на работе). Далее можно предложить варианты решения проблемы или представить свои выво- ды о происходящей ситуации (например, предположить, что сотрудник прогулял, и рекомендовать применить к нему дисци- плинарное взыскание). Служебная записка об опоздании или отсутствии сотрудника на рабочем месте должна быть составлена корректно, с ука- занием даты и времени, когда сотрудник отсутствовал. Этот документ послужит основанием для применения дисципли- нарного взыскания. КАКИЕ МЕРЫ ПРИНИМАЮТСЯ ПО СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКЕ Ознакомившись со служебной запиской, руководитель может принять по ней ре- шение (резолюцию или визу). Например: «объявить работнику взыскание», «вы- дать оборудование» и т .д. Резолюцию • ставят в левом верхнем углу документа. В ней указывают, кому по- ручено исполнить документ: должность, фамилия и инициалы исполнителя. В по- велительном наклонении пишут содер- жание поручения и срок исполнения. Виза • проставляется в нижней части листа или просто на свободном месте. Она озна- чает согласование действий с непосред- ственным руководителем человека, юри- стом или другим сотрудником. Например: «Юристу проверить возможность приме- нения дисциплинарного взыскания». Важно помнить, что обычно руководитель не обязан отвечать на служебную записку и принимать по ней меры. Это касается в том числе ситуаций, когда автор просит применить к сотруднику взыскание или, наоборот, поощрить его. Однако для служебных записок, кото- рые передаются между подразделениями, может быть предусмотрен порядок их рас- смотрения и реагирования на запросы. Служебные записки о происшествиях так- же не должны игнорироваться. ОБЯЗАН ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАТЬ КОПИЮ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ ПО ТРЕБОВАНИЮ СОТРУДНИКА Если к сотруднику на основании служеб- ной записки применили дисциплинар- ное взыскание, он может запросить у ра- ботодателя копию документа. Судебная практика по вопросу о том, обязана ли компания выдать копию служебки, неод- нозначна. Есть позиция, что это документ служебного расследования, который не подлежит выдаче сотруднику, так как не- посредственно с его работой не связан. Однако в последнее время нередко при- нимается решение, что копию надо выдать. Суды объясняют это тем, что материалы служебного расследования непосредствен- но касаются работы конкретного сотруд- ника и служат основанием, чтобы издать приказ о дисциплинарном взыскании. По- этому, чтобы защитить свои права, человек должен знать, какая именно информация в рамках расследования стала основанием объявить ему взыскание. Выдать копию документа, связанного с работой, компания должна в течение трех рабочих дней. Источник prosto.rabota.ru