РДВ - Волгоград

Волгоградский выпуск Еженедельная газета объявлений №26 (1240) 13 июля 2020 года, понедельник телефон редакции (8442) 45-91-75 1 2 + Что ты чувствуешь, когда собираешься на доклад к своему руководителю? Страх? Неуверенность в своих силах? Общению с руководителем не учат в школах, однако по этому предмету нам всем приходиться держать экзамен, когда мы начинаем свою карьеру. И провал на этом экзамене может стоить тебе карьеры. Лично ко мне опыт в том, как докладывать своему боссу, пришел позже, когда я сам стал руководите- лем и понял, насколько неуклюжие доклады делают подчиненные, если их никто этому не учил. Правила, которыми я хочу поделиться с тобой, по- могут тебе наладить профессиональное общение с твоим начальником и, я надеюсь, укрепить ваши отношения. А если ты сам руководитель, то просто перешли своим подчиненным ссылку на эту статью. А еще лучше — собери их, прокрути слайды, которые ты видишь выше, и пройдись по тезисам из статьи. Результатом будет установление между вами набора общих правил, соблюдение которых сделают ваше общение более эффективным к вашему взаимному удовольствию. До разговора с руководителем 1. Отчитывайся без напоминаний «Я не могу быть секретаршей для всех и постоянно напоминать им о сроках. Иногда мне кажется, что люди просто пропускают мимо ушей задачи и сроки, которые я им поставил.» — думает твой босс. Не превращай своего босса в живой будильник. Не заставляй своего руководителя опускаться на уровень микроменеджмента и напоминать тебе о сроках отчета. Если задача не готова — напиши ему об этом сам с кратким объяснением причин и новым сроком. Лучше показать, что ты не успел сделать задачу, чем отсутствием отчета дать ему повод думать, что ты проигнорировал задачу вовсе. Если задача готова и тебе есть чем похвалиться — тем более проси о встрече и показывай свои результаты. 2. Не держи проблемы при себе «Если мне заранее не сообщили о проблеме, значит, её нет и задача должна быть выполнена в срок.» — думает твой босс. Когда ты держишь проблему при себе, ты лиша- ешь своего руководителя возможности вовремя вмешаться и помочь тебе. Кроме того, если ты не со- общаешь о проблеме вовремя, значит, помощь тебе не нужна и ты можешь справиться со своей задачей самостоятельно. Когда нужно сообщать о проблеме? Когда ты понял, что она не даст тебе выполнить задачу в срок или в соответствии с заданным стандартом. После этого ты попытался её решить самостоятельно и у тебя это не получилось. Вот тогда, не раньше и не позже, иди к своему боссу и проси о помощи. 3. Не приходи без подготовки «Когда человек не может ответить мне ни на один встречный вопрос, возникают сомнения, а вник ли он в задачу как следует или пытается сбросить мне полуфабрикат?» — думает твой босс. Проработай заранее все вопросы, которые могут быть тебе заданы, все альтернативные решения проблемы. Будь готов объяснить, как получаются принесенные тобой цифры и почему они верны. Иначе ты вызовешь раздражение шефа и будешь от- правлен на доработку — потеряешь свою репутацию и время. 4. Планируй свой разговор Это занимает всего минуту, но приносит много пользы. Как правило, к руководителю попасть по- лучается реже, чем хотелось бы, поэтому к каждому разговору накапливается несколько вопросов, и этот список позволит тебе ничего не забыть. Возьми чистый лист бумаги и накидай, чего ты хочешь от этого разговора. Таких целей может быть 4 типа: Донести информацию, которую он хочет знать: от- чет о выполненных задачах, сдвиги сроков, важные новости и т.п. Донести информацию, которую ты хочешь, чтобы он знал: соблюдение тобой сроков, твои инициати- вы и предложения, возникшие проблемы и необхо- димая помощь. Получить информацию, которая будет полезна тебе: уточнение задачи, новости смежников, стату- сы важных тебе вопросов. Получить решение по необходимому тебе вопросу. Если какой-то вопрос сложен для понимания или ты ожидаешь, что он вызовет противоречия, пропиши тезисно логику своего доклада по нему — твои аргументы и выводы. При докладе руководителю Обычный алгоритм доклада: сообщи цель разгово- ра, дай данные, дай выводы, дай варианты решения, дай свою рекомендацию. 5. Без прелюдий «Это все еще «вход в контакт» или мне уже нужно «врубаться» в то, что он говорит?» — думает твой босс. Сразу прямо говори, что тебе нужно: «хочу от- читаться о результатах», «есть проблема», «нужно решить», «нужно согласовать», «есть вопрос» и т.д. Руководитель должен настроить свое сознание на правильный режим: «я решаю проблему», «я при- нимаю результаты», «я принимаю решение» и т.д. Пока он не настроился правильно, он не сможет эффективно воспринимать твою информацию. 6. Он не Нострадамус «Он даже не удосужился задаться вопросом, в курсе я этой темы или нет. Это что — эгоизм или некомпетентность?» — думает твой босс. Подумай, что твой руководитель знает, а что нет, и введи его в курс дела. Пока он не будет в одном контексте с тобой, эффективного общения у вас не выйдет. Не пропускай логические звенья. «Сюжетная линия» твоего рассказа должна быть непрерывной. Если для тебя что-то является само собой разумеющим- ся, совсем не факт, что твой руководитель обязан догадаться о логической связке, которую ты решил пропустить. 7. Вынеси мусор «Почему я должен копаться в этой словесной помойке? Почему нельзя было подготовить связный доклад заранее?» — думает твой босс. Убери из своего повествования всю информа- цию, которая не относится к делу. Это в том числе касается информации, которая относится к делу, но является непроверенной или неокончательной. Ты рискуешь увести разговор в сторону или излишне усложнить его. Определи, какое решение руководителя тебе нужно и исключи из доклада ту информацию, которая не приближает тебя к нему. Конечно, важно знать при этом меру — искажать или подтасовывать информацию неприемлемо. 8. Больше числительных, меньше прилагатель- ных «Очень хочется, чтобы мои подчиненные опирались на факты, а не на суждения и эмоции. Для этого они должны привыкнуть общаться языком цифр.» — думает твой босс. Высказывания, не снабженные цифрами, звучат безосновательно. Пока в разговоре не начинают звучать конкретные цифры и факты, люди всего лишь обме- ниваются субъективными суждениями, ни на йоту не приближаясь к истине. Если ты хочешь убедить своего руководителя в чем-то, кратчайшая дорога к этому лежит через подготовку ана- литики. Самое удивительное, что полученные цифры могут тебя самого удивить и изменить твое собственное суждение по обсуждаемому вопросу. 9. Будь конкретнее и прозрачнее «Я как будто клещами должен вытаскивать из сотрудников ответы, чтобы добиться полного понима- ния ситуации. Они что-то скрывают или просто сами не вникали в подробности?» — думает твой босс. В ответ на вопрос «когда» давай дату. На вопрос «кто» — давай имя. На вопрос «сколько» — число: количество, сумму или долю в процентах. Чем быстрее ты дашь конкретные данные, тем быстрее закончишь этот за- тянувшийся разговор. 10. Не давай данных без выводов «И зачем мне эта куча таблиц? А он сам-то попы- тался в них разобраться или его вообще этот вопрос не волнует?» — думает твой босс. Важны не цифры, а твое умение делать из них выводы. Хороший сотрудник — самостоятельный сотрудник. Ведь если ты понимаешь, что после получения данных будет этап анализа, а после анализа — принятие решений, то почему бы тебе не попытаться пройти эту дорогу самостоятельно? Скидывая боссу исходные данные без выводов, то говоришь ему «теперь это твоя проблема». А это, само собой, никому не нравится. Гораздо лучше был бы подход «я понимаю, что это моя проблема, и вот как я пытаюсь ее решить.» 11. Не приходи без предложений «Если я сейчас за него придумаю решение, то он так и будет всю жизнь у меня на «ручном управлении». Пусть учится думать собственной головой.» — думает твой босс. Как говорит пословица, «если ты не часть решения, то ты часть проблемы». Всегда приходи не только с про- блемой, но и с предложениями по её устранению. Желательно в нескольких вариантах. Пусть твоему руководителю останется только одо- брить твою идею. Пусть он видит, что у него замоти- вированный самостоятельный сотрудник. 12. Не уходи без решения «Я устал. Я не хочу ничего решать. Я хочу бонус.» — думает твой босс. Ты пришел, чтобы получить решение. Совещания без решения — пустая трата времени. Но принимать решения нелегко. Твой босс будет этого избегать. Помни о своей цели и возвращай разговор к принятию решения. При встречных вопросах от руководителя 13. Отвечай на поставленный вопрос в своем первом предложении «Ну зачем мне эти прыжки и ужимки? Я задаю конкретный вопрос и хочу конкретный ответ. Если мне будет что-то непонятно, я задам следующий вопрос. Не нужно тратить время в попытке от- вечать на вопросы, которых я не задавал.» — думает твой босс. Если босс задает вопрос, то, как правило, он уже понимает наперед, что и в каком порядке он будет спрашивать дальше. Он уже выстроил для себя канву разговора и хочет вести разговор именно в таком русле. Не нужно пытаться додумать его вопрос за него самого и отвечать на тот вопрос, которого он не за- давал, но который он, как тебе кажется, подразуме- вает. Отвечай на буквально поставленный вопрос сразу. Все подробности, причины и логические объяснения — потом. Если спросят. 14. Правда и ничего, кроме правды «Могу ли я в принципе работать с человеком, ко- торый пытается меня обмануть? Ведь он не только демонстрирует свою ненадежность, пытаясь мне соврать, но и глупость, надеясь, что я его не поймаю на лжи.» — думает твой босс. Не нужно ничего придумывать в попытке ответить на сложный вопрос. Не нужно дорисовывать реаль- ность, когда отсутствуют факты. Тебя все равно выведут на чистую воду. Гораздо проще и быстрее признать, что ты чего-то не знаешь либо не сделал, и двигаться дальше. Общение с руководителем: как делать это с пользой 360708